+7 (812) 329-55-55

Декабрь — Бизнес коммуникации

Бизнес-коммуникации – это взаимодействие участников системы в процессе решения задач бизнеса. Это общение происходит на основе информации и имеет различную форму, устную и письменную. Целью выстроенных бизнес-коммуникаций является доведение информации разными способами до другого участника процесса.

В случае, когда внутри компании не настроены бизнес-коммуникации, могут возникать проблемы, такие как плохие отношения между сотрудниками, жалобы, взаимные претензии. Также возникают очереди в приемных, столы заваленные бумагами, торможение бизнес процессов в связи с отсутствием одного из звеньев.

Чтобы не допускать подобных ошибок, что в итоге ведет к финансовым потерям, нужно грамотно организовать общение в фирме.

Существует несколько принципов эффективных коммуникаций:

Это, пожалуй, один из самых главных принципов эффективного делового общения. Информация должна подаваться кратко, емко, по существу. В случае если это деловая переписка, то можно перечитать, отредактировать, выделить ключевые моменты, а лишнее убрать. В случае же, если коммуникация предполагает выступление и очное общение, то для развития данного навыка необходима подготовка, выписка тезисов, подготовка плана выступления, оформление презентации.

Этот принцип заключается в том, что при отсутствии кого-то из сотрудников, либо при появлении нового сотрудника в организации, работа в компании должна быть бесперебойной.

Должен существовать принцип взаимозаменяемости сотрудников, организован процесс наставничества для новеньких, а также схема взаимодействия, к кому, по каким вопросам и в какой форме можно и нужно обращаться.

Принцип заключается в наличии общедоступной информации, хранилища, где любой сотрудник может найти необходимую инструкцию или регламент. Естественно, это предполагает наличие данных инструкций, правил, регламентов в письменном и электронном виде.

Заключается в получении ответа на сообщение, налаживание двусторонней связи. Обратная связь бывает вербальной или невербальной; письменной или устной. С помощью обратной связи можно оценить эффективность коммуникации.

Часто при наличии нескольких подразделений в организации, где слабые коммуникации и существует напряжение между подразделениями, проводят бизнес игру, в которой участники меняются местами. Метод позволяет выстроить отношения в бизнес среде, начать понимать коллегу и наладить межличностное общение. Также при данном методе устраивают мероприятия по обмену опытом, или круглые столы. В простом варианте делового общения рекомендуют поставить себя на место оппонента, чтобы лучше понять и найти точки соприкосновения. Помимо улучшения обмена информацией, подобные мероприятия повышают командных дух и развивают культуру компании в целом.

«Я лично сталкивалась с ситуацией нарушенных коммуникаций при переходе в другой филиал компании. Был сильный конфликт между продажниками и сервисом. Оба подразделения были недовольны работой друг друга, выражалось это в жалобах, передаче клиентам информации, которая подрывала имидж компании в целом. Понимая, что не обращать внимания на данную ситуацию нельзя, я организовала встречу. На нее пригласила представителей продаж разных должностей (продавцы, управляющие, территориальный менеджер), а также представителей сервиса (экспедиторы, водители, логисты, руководитель). На встрече была дана возможность высказаться каждому, сначала конечно всё походило на большой скандал, но по итогу встречи обе стороны услышали друг друга. Они поняли, что является значимым для других, разобрались, в чем происходит затык, выработали совместно план дальнейшей работы, начали сотрудничать. В дальнейшем филиал был одним из лучших в части взаимодействия продаж и сервиса».

Компании с развитой коммуникативной культурой в 3,5 раза чаще становятся лидерами в своей отрасли. Существует мнение, что успех человека лишь на 15% зависит от знаний, а на 85% от умения общаться с людьми и находить к ним подход.

При наличии выстроенной системы коммуникаций внутри компании создается единая система ценностей, единый язык и стандарты работы. Возрастает скоординированность действий сотрудников, и возрастает скорость решения общих задач.

Рекомендую к прочтению:

Коммуникативные стратегии в организации.
Асташина О.В.
Эффективные коммуникации в организации.
Лещукова И.В.
Язык интонации, мимики, жестов.
Биркенбил В.
Современные бизнес коммуникации.
Спивак В.А.